关于开展第四批规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选活动的通知

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发布时间:2013-06-13

作者：张凌康

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各县（市、区）档案局，市级各单位：

为认真贯彻落实《浙江省档案登记备份管理办法》（省政府令第306号）、《中共台州市委办公室台州市人民政府办公室关于印发<台州市电子文件和数字档案登记备份工作实施意见>的通知》（台市委办发〔2010〕23号）精神，根据《关于开展数字档案室和规范化数字档案室创建及示范数字档案室评选活动的通知》（台档〔2010〕24号）精神，现就我市第四批规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选活动的有关事项通知如下：

一、创建和评选对象

全市范围内各级机关、人民团体及企业事业单位。

二、创建和评选标准

《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》和《浙江省规范化数字档案室建设测评标准》（附件1）。

三、创建和评选办法

1、对照《浙江省规范化数字档案室建设测评标准》，得分在80分（含80分）以上的为“规范化数字档案室”；得分在90分（含90分）以上并根据当地档案行政管理部门的要求做好档案登记备份工作的单位，方可参加“浙江省示范数字档案室”的评选。

2、台州市档案局负责全市创建规范化数字档案室的组织实施及市级单位创建规范化数字档案室的具体业务指导和测评认定工作；各县（市、区）档案局负责行政区域内创建规范化数字档案室的具体业务指导和测评认定工作。规范化数字档案室均由台州市档案局命名表彰。

3、市级单位评选“浙江省示范数字档案室”，由各单位自行申报，市档案局测评推荐；各县（市、区）级单位评选“浙江省示范数字档案室”，由各县（市、区）档案局组织测评申报，市档案局审核推荐。“浙江省示范数字档案室”由省档案局审定、命名和通报表彰。

4、第四批“浙江省示范数字档案室”的评选原则上市级单位3-5个，各县（市、区）推荐2-3个，档案信息化基础特别好的地区可适当放宽名额。

四、材料报送

申报第四批示范数字档案室的单位，填报第四批示范数字档案室申报表（附件2）、评分表（附件1）（各一式四份）；申报第四批规范化数字档案室的单位，填报第四批规范化数字档案室的申报表（附件3）、评分表（附件1）（各一式三份）。

各县（市、区）档案局负责汇总上报辖区内申报单位的材料，并同时填报汇总表（附件3、附件4）；市级各单位直接报送市档案局业务指导法制处。申报材料均于2013年10月30日前报送市档案局业务指导法制处。

附件：1、浙江省规范化数字档案室建设测评标准；

2、浙江省示范数字档案室申报表；

3、浙江省规范化数字档案室申报表;

4、2013年度示范数字档案室汇总表;

5、2013年度规范化数字档案室汇总表。

台州市档案局

2013年5月29日

附件1

浙江省规范化数字档案室建设测评标准

项目	测评标准	标准分	评分细则	得分
一、组织保障(20分)	1．明确分管领导并建立档案信息化领导（协调）小组，将档案信息化纳入本单位信息化总体规划，切实帮助解决档案信息化过程中的实际问题。	3	分管领导不明确或未建立相关领导（协调）小组的扣1分；档案信息化未纳入本单位信息化总体规划的扣1分（纳入的须提供书面材料）；分管领导不能及时解决工作中的实际问题的扣1分。
	2．配备责任心强，业务素质好，有一定计算机操作能力的档案管理人员，且相对稳定。	3	近2年未参加过档案部门组织的相关培训扣1分；不能提供相关计算机专业培训证明的扣1分；人员更换频繁的扣1分。
	3．建立健全本单位档案信息化管理制度，包括电子文件归档制度、纸质档案数字化技术规范、档案数据安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度等，并确保有效落实。	4	未制定管理制度的扣2分；制度落实不力的扣2分。
	4．配备必要的档案信息化需要的软硬件设备。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等；软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案目录数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA系统的应与档案管理系统有效链接。	10	硬件每缺1项扣1分，最多扣4分；系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1分。
二、数字档案建设(24分)	（一）目录数据库建设	8
	1．建立室藏各类档案目录数据库，实现计算机检索。	4	要求100%的室藏档案有电子目录。只建立部分类别档案电子目录的按百分比扣分。
	2．建立科学的目录数据库校对制度，档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整准确规范。	2	随机抽查1%的目录，检查档案实体与电子目录是否一一对应，抽检目录总数的合格率应达99%，不达标的扣1分；目录数据著录是否符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求，合格率应达到95%以上，不达标的扣1分。
	3．根据本单位利用要求，建成2种以上专题数据库	2	列出专题数据库名称和数量。每少一种扣1分。
	（二）全文数据库建设	10
	1．长久保存价值的纸质档案完成数字化扫描	8	保管期限为永久、长期（或30年）的文书档案、业务档案和科技档案、保管期限为永久的会计档案应完成全文数字化扫描，每完成1年得1分。
	2．档案数字化成果质量符合国家和省有关纸质档案数字化技术规范的要求	2	数字化成果是否规范（扫描分辨率、格式等），质量是否达到规定要求，随机抽检图像数据合格率达到95%以上，每降低1%扣1分。
	（三）多媒体数据库建设	6
	1．完成室藏重要照片、实物等档案的数字化，并符合质量要求	3	未完成保管期限为永久、长期（或30年）的照片、实物档案数字化的扣2分；质量不符合要求的扣1分。
	2．完成室藏重要声像档案数字化，并符合质量要求	3	未完成保管期限为永久、长期（或30年）的声像档案数字化的扣2分；质量不符合要求的扣1分。
三、电子文件归档(16分）	1．单位档案部门应明确电子文件的归档范围和保管期限，加强对归档电子文件的日常监督与指导。	3	无归档范围的扣1分；无保管期限的扣1分；档案部门未履行监管职责的扣1分。
	2．对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据，并由单位数字档案室负责统一管理。	5	电子文件没有定时或定期归档的扣1分；归档不完整的扣1分；没有实现档案部门统一管理的扣3分。
	3．归档电子文件应符合国家和省有关规定，做到真实、完整、可用，且整理规范。	8	不符合归档要求的酌情扣分，最多扣4分；整理不规范的酌情扣分，最多扣4分。
四、数据管理(24分)	1．档案室应配备专用的归档电子文件和数字档案存储设备，规范存放各类档案数据，并指定专人负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。	4	没有专用存储设备的扣2分；没有专人维护与管理的扣1分；存在安全隐患的扣1分。
	2．定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，做好相应的迁移、转换工作。	6	没有定期检查检测的扣2分；导致数据不可用、丢失或损毁的扣2分。
	3．建立电子文件和数字档案安全保管和备份制度。归档电子文件和数字档案应一式三套保存，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保管；按照档案登记备份的相关规定，将本单位的各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到各级国家综合档案馆。	8	未建立电子文件和数字档案安全保管、备份制度的扣1分；未按要求开展安全保管工作的扣3分；未开展向当地国家综合档案馆进行移交备份工作的扣5分。
	4．属于国家、集体秘密的电子档案（数据）有专用的保密存储介质，并按国家有关规定进行管理。	4	没有专用存储设备的扣2分；没有对涉密文件进行规范管理的扣2分。
	5．涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理，履行相关审批手续。	2	没有履行审批手续的扣1分（提供书面材料）；对涉密电子档案销毁不彻底的扣1分。
五、开发利用(16分)	1．建立健全电子档案利用和利用登记制度，确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。	4	不能及时提供利用的酌情扣分，最多扣3分；没建立利用登记制度的扣1分。
	2．采用网页文件、CHM文件或PDF电子文档等格式编制实用的电子档案编研成果不少于3种。	6	每缺一种扣2分。
	3．建立了数字档案室信息发布网站，有关室藏档案、档案工作和档案管理的信息与成果均在档案信息网上发布，并且更新及时，点击率高、内容丰富、效果显著。	6	根据查看档案信息网站酌情扣分。
合计得分

附件2

浙江省示范数字档案室申报表

申报

单位

（盖章）

情

况

简

介

另附纸

县（市、区）档案局测评意见

盖章

年月日

市档

案局

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